gestion de salles

Gestion de salles et autres ressources : voitures, ...
Fiche dév Ens Sup - Recherche
  • Création ou MAJ importante : 18/09/12
  • Correction mineure : 18/09/12
  • Auteur de la fiche : Dominique Caron (Laboratoire de Physique Charles Coulomb Montpellier)
  • Responsable thématique : Anne Durand (CLEO)

AIGLe : système Collaboratif d'Information et de Gestion de Laboratoire

Ce logiciel a été développé (ou est en cours de développement) dans la communauté de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Son état peut être variable (cf champs ci-dessous) donc sans garantie de bon fonctionnement.
  • Site web
  • Système : UNIX-like
  • Version actuelle : 4.3.3-1 - Juillet 2012
  • Licence(s) : GPL
  • Etat : validé (au sens PLUME)
  • Support : maintenu, développement en cours
  • Concepteur(s) : Dominique CARON, Laboratoire Charles Coulomb Université Montpellier II
  • Contact concepteur(s) : dominique.caron@univ-montp2.fr
  • Laboratoire(s), service(s)... : L2C, ERIC (Lyon 2), ICG (UM2), IBMM (UM1), MIO (Aix Mrs)

 

Une fiche logiciel décrit plus en détail ce développement, consultez la pour plus d’informations : AIGLe
Fonctionnalités générales du logiciel

Système d'Information coopératif, AIGLe permet de gérer :

  • La production scientifique : dépôt/modification et récupération (automatique et/ou manuelle) depuis et vers HAL/TEL/CEL et vers arXiv/PubMed_Central (via HAL).
  • L'import de documents bibliographiques depuis EndNote, arXiv, PubMed et Web of Sciences (sous réserve d'abonnement).
  • Le repérage des notices bibliographiques dans un fichier csv exporté de l'OST (Observatoire des Sciences et des Techniques).
  • La réservation de salles.
  • La réservation de matériel.
  • L'organisation de congrès/séminaires.
  • La gestion de la bibliothèque.
  • La gestion de documents internes.
  • Les votes, enquêtes, sondages au sein du laboratoire.
  • Les absences du personnel.
  • Les informations sur le personnel (contrôle avec la base Labintel et/ou Harpège).
  • Les missions.

AIGLe est fourni avec un plugin SPIP générant des pages web à partir d'informations disponibles dans sa base de données (annuaire, trombinoscope, page perso, publications, bibliothèque, séminaires, colloques, congrès, etc ... ).

Le plugin est compatible avec le CMS Fastboil et peut également être utilisé sans CMS ou même, en utilisant des 'iframe', avec n'importe quel CMS.

AIGLe étant modulaire, il est possible de ne pas utiliser tous les services.

Autres fonctionnalités :

  • AIGLe est capable de récupérer seul et sans intervention manuelle, les publications du laboratoire déposées sur HAL, par les collaborateurs d'autres laboratoires.
  • Aide à détecter :
    • Les doublons HAL
    • Les noms des auteurs de son laboratoire mal orthographiés sur HAL
    • Les noms de revue mal orthographiés sur HAL
    • etc...

NB: il n'est pas très difficile de transformer AIGLe en mini-instance de HAL en ajoutant par exemple des métadonnées propres à son laboratoire dans les publications, ou même de nouveaux types de publications.

A noter également :

  • Authentification des utilisateurs via pwauth (unix), imap(s), ldap(s) ou depuis la base MySQL.
  • Ecrit en PHP et utilise une base de données MySQL.

Contexte d’utilisation du logiciel
  • Utilisation coutumière de quasiment tous les chercheurs et ita/iatos de mon laboratoire (L2C) pour : réservation de salle, de matériel, déclaration des absences, dépôt de publication, gestion des séminaires, déclaration des invités, recherche de livre dans la bibliothèque (plus de 3000 livres au L2C), annonce de congrès, workshop, utilisation du plugin SPIP pour notre site Web, etc, ...

  • Utilisation quotidienne par la documentaliste de mon laboratoire L2C : dépôt de publications, gestion de la bibliothèque.

  • Il est aussi utilisé quotidiennement à l'ICG, Institut Charles Gérhardt, principalement pour la gestion et le dépôt des publications.

Fiche dév Ens Sup - Recherche
  • Création ou MAJ importante : 22/06/11
  • Correction mineure : 27/11/13
Mots-clés

GestionBureaux (GeBu) : gestion de l'occupation des bureaux d'un site

Ce logiciel a été développé (ou est en cours de développement) dans la communauté de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Son état peut être variable (cf champs ci-dessous) donc sans garantie de bon fonctionnement.
  • Système : UNIX-like, Windows
  • Version actuelle : juin 2011
  • Licence(s) : choix en cours, contacter l'auteur
  • Etat : utilisé en interne
  • Concepteur(s) : Hélène Boyer (service administration), Pierre-Yves Duval (informaticien)
  • Contact concepteur(s) : duval@cppm.in2p3.fr
  • Laboratoire(s), service(s)... : CPPM

 

Fonctionnalités générales du logiciel

Ce logiciel permet de gérer l'occupation des bureaux du laboratoire CPPM à travers une interface de type application WEB. La rotation importante de certaines catégories de personnel dans le laboratoire ; postdoc, stagiaires, CDD, visiteurs étrangers, thésards, apprentis … nécessite de leur affecter un bureau pour la période de leur séjour. Cette application permet le suivi de l'occupation des bureaux du CPPM. Elle aide à :

  • savoir qui occupe quel bureau et pour quelle période,
  • choisir un bureau libre pour un nouvel arrivant en fonction de ses dates de présence,
  • diffuser périodiquement par email ou à la demande des tableaux des arrivées/départs aux personnels chargés de préparer matériellement les postes de travail.
Contexte d’utilisation du logiciel

Le service administration du CPPM. Ce logiciel tourne sur un serveur interne au laboratoire et est écrit en PHP/MySQL.

Fiche dév Ens Sup - Recherche
  • Création ou MAJ importante : 22/10/10
  • Correction mineure : 17/02/12
Mots-clés

Indico : organisation de réunions, séminaires et conférences

Ce logiciel a été développé (ou est en cours de développement) dans la communauté de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Son état peut être variable (cf champs ci-dessous) donc sans garantie de bon fonctionnement.
  • Site web
  • Système : UNIX-like, Windows, MacOS X
  • Version actuelle : v0.96.2 (v0.97 en release candidate) - 27 June 2008
  • Licence(s) : GPL
  • Etat : validé (au sens PLUME), diffusé, stable
  • Support : maintenu, développement en cours
  • Concepteur(s) : Département IT du CERN
  • Contact concepteur(s) : project-indico-administrators@cern.ch
  • Laboratoire(s), service(s)... : CERN

 

Une fiche logiciel décrit plus en détail ce développement, consultez la pour plus d’informations : Indico
Fonctionnalités générales du logiciel

Indico permet de gérer des réunions, des séminaires et des conférences. La gestion de l'ordre du jour d'une réunion reste la fonctionnalité la plus commune et la plus aisée à prendre en main mais l'outil va au delà. Il permet d'attacher à chaque événement toutes sortes de fichiers multimédia (présentations, comptes-rendus, documents, logos...), et de créer une enquête en ligne (par exemple de satisfaction). La gestion de conférence est très complète, depuis la gestion des inscriptions jusqu'à la production d'actes en passant par la gestion des soumissions multi-track et la fabrication des badges.
Indico a été utilisé avec succès pour la gestion de conférences avec plus d'un millier de participants.
L'utilisation de toutes ses fonctionnalités requiert une période d'apprentissage.
Il peut être hébergé au niveau d'un laboratoire, mais ne prend toute sa dimension qu'au niveau d'une communauté.

Contexte d’utilisation du logiciel

Indico est principalement utilisé en France à l'IN2P3, au niveau national et dans deux labos (LPSC et LAL)
Liste des instances d'Indico actives sur la planète : http://indico-software.org/wiki/IndicoWorldWide

Publications liées au logiciel

Indico's new face goes live, by José Benito Gonzalez and José Pedro Ferreira, IT-UDS, on behalf of the Indico team, CERN Computer Newsletter, September 2009

Fiche dév Ens Sup - Recherche
  • Création ou MAJ importante : 07/06/10
  • Correction mineure : 30/06/10

phpMyResa : réservation de ressources (salles...)

Ce logiciel a été développé (ou est en cours de développement) dans la communauté de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Son état peut être variable (cf champs ci-dessous) donc sans garantie de bon fonctionnement.
  • Site web
  • Système : UNIX-like, Windows, MacOS X
  • Version actuelle : 4.0.3 - 10 mai 2010
  • Licence(s) : GPL - v2
  • Etat : validé (au sens PLUME), diffusé, stable
  • Support : maintenu, développement en cours
  • Concepteur(s) : Comité de pilotage : Daniel Charnay, Frédéric Melot, Patricia Warin-Charpentier. Page sur les contributeurs
  • Contact concepteur(s) : phpmyresa@cc.in2p3.fr
  • Laboratoire(s), service(s)... : CC-IN2P3, LPNHE, LPSC

 

Une fiche logiciel décrit plus en détail ce développement, consultez la pour plus d’informations : phpMyResa
Fonctionnalités générales du logiciel

Gestion de la réservation de ressources (salles de réunion, salles de cours, véhicules, matériel multimédia…).

Une fiche de logiciel validé décrit plus en détail ce logiciel, consultez la pour plus d’informations.

Contexte d’utilisation du logiciel

Utilisation dans la majorité des laboratoires de l’IN2P3.

Fiche logiciel validé
  • Création ou MAJ importante : 14/02/11
  • Correction mineure : 17/02/12
Mots-clés
Pour aller plus loin

GRR : réservation de ressources (salles, matériels), agenda...

Description
Fonctionnalités générales
  • GRR (Gestion et Réservations de Ressources) est un logiciel particulièrement adapté pour la réservation de salles ou de matériel.
  • Plus généralement, il peut être utilisé pour gérer la réservation de n'importe quelle ressource.
  • Il peut être utilisé comme agenda partagé.
Autres fonctionnalités

  • Possibilité d'accès par un formulaire d'identification ou à travers un SSO ;
  • Connexion LDAP possible, dans ce cas les utilisateurs seront considérés comme des utilisateurs donc ayant le droit d'effectuer des réservations ;
  • Gestion fine des droits des utilisateurs ainsi que de leur compte : activation/désactivation du compte, affectation de profils/privilèges (administrateur du logiciel, administrateurs de domaines, gestionnaires de ressources) ;
  • Création, suppression, modification des ressources ;
  • Possibilité de classer les ressources par domaine, donc de gérer plusieurs sites ;
  • Possibilité de restreindre l'accès à certains domaines ;
  • Ajout de champs additionnels pour chaque domaine ;
  • Possibilité de réserver ou non sur des périodes déterminées, et de créer des jours de fermeture ;
  • Création de fiches de présentation décrivant les ressources ;
  • Définition de types de réservations, chacun associé à une couleur ;
  • Possibilités lors d'une opération de réservation : décrire brièvement ou complètement la réservation, associer un type prédéfini, réserver plusieurs ressources du domaine, définir des périodicités, ...
  • Envois de mails aux gestionnaires de ressources et possibilité d'envoi de mails à d'autres utilisateurs, lors d'une demande de réservation ;
  • Affichage des réservations par jour/semaine/mois ;
  • Possibilité de faire des recherches avancées, d'éditer des rapports et des décomptes ;
  • Journalisation/historique des connexions ;
  • Sauvegarde de la base.

Interopérabilité

  • Import d'un fichier utilisateur au format CSV ;
  • Connexion LDAP ;
  • SSO ;
  • Export de la base au format SQL ;
  • Export des statistiques de réservation au format CSV.

Contexte d'utilisation dans mon laboratoire/service
  • Une première instance a été mise en production en 2007, afin de permettre à tout le personnel de l'Observatoire de réserver des salles sur les sites de Paris et de Meudon. Elle est utilisée par environ 900 personnes. L'accès à l'application est libre, les personnes envoient un mail de demande de réservation aux gestionnaires de domaines et de ressources.
  • Une deuxième instance est configurée afin de permettre la gestion des visites de l'observatoire.
  • D'autres instances sont utilisées comme agendas partagés.
  • Ce logiciel est également utilisé pour des prêts de matériels informatiques (portables et vidéo-projecteurs).
Limitations, difficultés, fonctionnalités importantes non couvertes

Il manque une gestion plus fine des droits utilisateurs, lorsque l'on choisit de paramétrer une connexion LDAP. Il serait intéressant que l'utilisateur LDAP ne puisse pas par défaut effectuer des réservations.

Environnement du logiciel
Plates-formes

PHP(>4.1.0)/MySQL

Autres logiciels aux fonctionnalités équivalentes

phpMyResa (voir la fiche PLUME)

Rapla

Environnement de développement
Type de structure associée au développement

Le logiciel a été programmé à l'origine par trois personnes : Laurent Delineau, Mathieu Ignacio et Marc-Henri Pamiseux. Actuellement il y a une vingtaine de contributeurs dont des entreprises.

Eléments de pérennité

La liste de diffusion est très active. Le site GRR est très bien architecturé, et la documentation du logiciel est également bien fournie.

Environnement utilisateur
Liste de diffusion ou de discussion, support et forums

La FAQ se trouve ici :
http://grr.mutualibre.org/spip.php?article16
La page permettant de s'inscrire à la liste de diffusion:
http://grr.mutualibre.org/spip.php?article12

Documentation utilisateur

La documentation se trouve ici :
http://grr.mutualibre.org/spip.php?article14

Contributions

Pour contribuer au logiciel :
http://grr.mutualibre.org/spip.php?article42

Fiche logiciel validé
  • Création ou MAJ importante : 12/03/10
  • Correction mineure : 12/03/10
Mots-clés
Pour aller plus loin
  • Mots-clés principaux : agenda

WebCalendar : agenda en ligne, public, individuel ou pour groupe de travail

Description
Fonctionnalités générales

Webcalendar offre un agenda intégré susceptible sur la même plate-forme (WEB) de satisfaire trois usages distincts courants :

  • Un agenda public.
    L'accès est public. Il peut recenser les évènements d'un Labo/Projet.
  • Un agenda individuel.
    L'accès est soumis à authentification. L'utilisateur peut intégrer l'agenda public dans le sien. Un utilisateur peut déléguer la gestion de son agenda à un "assistant" (du type Directeur/Secrétaire).
  • Un agenda partagé pour un groupe de travail.
    L'accès est soumis à authentification. Un utilisateur peut "croiser" les agendas individuels de deux ou plusieurs utilisateurs (du même groupe).

Ces fonctionnalités ne sont pas exclusives.
On peut définir le niveau d'autorisation d'accès (public, confidentiel, privé) pour chaque évènement.

A l'agenda est associé un gestionnaire de tâches.
On peut aussi utiliser Webcalendar pour gérer des plannings de réservation.
Il est possible d'afficher, en parallèle, les évènements (ou réservations) de plusieurs agendas/plannings.

Quelle que soit la catégorie d'agenda utilisée, celle-ci permet quatre sortes de "vues" : journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Le formatage des "vues" est personalisable par l'utilisateur lui-même.

Webcalendar propose une interface Web facilement adaptable, qui n'est pas "lourde", et qui va à l'essentiel.

Autres fonctionnalités
  • Catégorisation
  • Recherche thématique, évènementielle
  • Choix par l'utilisateur de la langue (30 langues différentes)
  • Personnalisation par l'utilisateur de son interface/préférences : graphiques, format, ...
  • Gestion sophistiquée des évènements répétitifs
  • Notification des évènements
  • Modérateur d'évènement, gestion des conflits
  • Support de RSS
Interopérabilité

Import / Export de l'agenda sous les principaux formats :

  • iCalendar (.ICS)
  • vCalendar (.VCS)
  • Pilot-datebook CSV (Palm Pilot) (.CSV)
  • Install-datebook (Palm Pilot) (.TXT)

Webcalendar est interopérable par simple import/export avec les logiciels suivants :

  • Lightning/Thunderbird 1.5.x et 2.0.x (testé) : Fiche Fiche Plume
  • Sunbird (testé)
  • Evolution (testé): Fiche Fiche Plume
  • Apple iCal (testé)
  • MS OutLook (testé)

Webcalendar est compatible avec les bases de données suivantes : MySQL, PostgreSQL, Oracle, DB2, Interbase, MS SQL Server.

L'authentification de l'utilisateur peut se faire avec : Web-Based, LDAP, NIS

On peut mentionner aussi la version "Appliance Virtuel" de Webcalendar, compatible avec VMWARE Player.

Bien que d'un intérêt actuellement plus limité, ceci cadre bien dans les évolutions actuelles.

Contexte d'utilisation dans mon laboratoire/service

Webcalendar est utilisé au Cired depuis fin 2007 comme :

  • Agenda public : les évènements du laboratoire (soutenance, séminaire, réunion, AG, etc .....)
  • Agenda personnel (plusieurs membres l'utilisent déjà)
  • Agenda de groupe de travail (quelques groupes de travail)

La prise en main de Webcalendar en basique par les utilisateurs semble assez intuitive (pas de formation particulière).
L'administrateur de la plate-forme garde la main sur la création des comptes, la gestion/paramétrage des groupes (tâches assez basiques pour un informaticien), et la gestion de l'espace public (au mieux quelques annonces par semaine).

L'utilisateur ne s'occupe vraiment que de son agenda.

Webcalendar est utilisé au LCMCP (UMR7574) depuis 2005 et en V.1.20 depuis début 2009 pour gérer des agendas personnels et tous les plannings d'emprunt ou de réservation des appareils expérimentaux.

Limitations, difficultés, fonctionnalités importantes non couvertes

La gestion de la synchronisation est limitée à des Imports/Exports manuels à partir de ou vers l'agenda.
Les résultats des recherches sont certes exhaustifs, mais se limitent à l'affichage textuel.
Il y a un outil de "gestion des tâches" simple, mais qui n'a pas prétention à remplacer un outil de gestion de projet (type Gantt, PERT) .
Il faut prendre garde de bien choisir le fuseau horaire, qui est à définir pour chaque agenda, au début du paramétrage.

Environnement du logiciel
Plates-formes

Webcalendar fonctionne au CIRED sur un serveur Mandriva 2008.

Il devrait fonctionner sur une quelconque plate-forme du type xAMP.

Logiciels connexes

Serveur Web/PHP (Apache 2 / PHP 5 dans notre cas ) : Obligatoire. PHP 5 est souhaitable si on veut avoir les pleines fonctionalités du logiciel.

Serveur SGBDR (MySQL 5 dans notre cas ) : Obligatoire. Voir liste des B.D. compatibles ci-dessus.

LDAP : Facultatif.

L'authentification via un serveur LDAP (openLDAP) a été testée avec succès, mais n'est pas en production.

Serveur Mail (SMTP) : Nécessaire uniquement si on veut utiliser les notifications.

Autres logiciels aux fonctionnalités équivalentes

PhpCalendar

Mozilla Calendar (Sunbird)

Google Calendar

Kronolith (Horde)

Phenix

Attention ! Un autre logiciel libre porte le même nom : Webcalendar (v. 2.9.0). Mais il est écrit en PERL.

Un lien sur le site l'éditeur : http://www.k5n.us/webcalendar.php?topic=Competitors

Environnement de développement
Type de structure associée au développement

Webcalendar est développé par K5n et distribué via SourgeForge.net. Le principal développeur est Craig Knudsen.

Page de lien des développeurs de Webcalendar : http://www.k5n.us/webcalendar.php?topic=Developers

Eléments de pérennité

Webcalendar est traduit en un nombre conséquent de langues (une trentaine), dont le Français.
Le développement de Webcalendar semble stable, même si le cycle de développement semble un peu plus long que d'autres.

La feuille de route de Webcalendar semble s'orienter pour combler ses insuffisances (comme ceux sus-mentionnés) : SyncML, support de xCal , intégration dans des CMS ....

Références d'utilisateurs institutionnels

Le CIRED.
Le CRISI (Université de Caen Basse-Normandie).
Le LCMCParis (UPMC).
Merci aux sites utilisateurs de Webcalendar de se faire connaître auprès de l'auteur de cette fiche ou en ajoutant un commentaire.

Environnement utilisateur
Liste de diffusion ou de discussion, support et forums
Documentation utilisateur

La plupart des documentations, Forum etc … sont en anglais. On peut regretter le peu de “production” en français dans ce domaine. Bien que ceci ne soit pas vraiment un frein pour le déployer ou l’utiliser, du fait entre autres que Webcalendar est francisé. Mais,

  • d'une part, une aide en ligne est disponible pour l'utilisateur.
  • d'autre part, le package logiciel fournit une documentation assez précise et complète sur son installation.

Les manuels (in English) : http://www.k5n.us/webcalendar.php?topic=Documentation

Documentation du Pôle Tice 74 (en Français) : http://tice.edres74.ac-grenoble.fr/IMG/guide_webca...

Installation de Webcalendar par Fréderic PANES sur une version un peu ancienne 0.9.24 (en Français) , mais les principes y sont : http://www.funix.org/fr/php/webcalendar.htm

TP d'installation de Webcalendar sur le site de l'académie de créteil : http://www.ac-creteil.fr/reseaux/systemes/linux/in...

Un autre TP, créé pour le Centre de Formation de Bourges (incluant LDAP) :
http://www.synoptick.com/enseignement/cfbs/tp-web-...

Divers (astuces, actualités, sécurité)

L'upgrade de la version 0.9 en 1.2 n'a pu se faire sans modifier quelques lignes de code, problème retransmis sur le forum.

Fiche logiciel validé
  • Création ou MAJ importante : 06/10/09
  • Correction mineure : 06/04/10
Mots-clés
Pour aller plus loin
  • Fiches logiciel PLUME connexes : , , ,

OBM : plateforme de travail collaboratif

Description
Fonctionnalités générales

OBM est une solution de messagerie et de travail collaboratif. OBM offre un périmètre fonctionnel riche et répond à de nombreux besoins:

  • Travail collaboratif : partage d'agendas, de contacts, de documents ;
  • Gestion et partage de ressources ;
  • Messagerie : boîtes aux lettres individuelles et partagées, gestion des quotas, groupes d'utilisateurs, multi-domaines, sécurité, redirections, répondeurs, multi-serveur, administration via une interface web ergonomique ;
  • Webmail (miniG) ;
  • Relation client : gestion des forces de ventes, marketing, service client ;
  • Gestion de projets : gestion des temps et suivi d'activité, gestion des projets ou affaires, gestion de documents, suivi comptable ;
  • Annuaire LDAP : OBM-LDAP constitue le socle commun de différents services réseaux. Il offre une plate-forme éprouvée et cohérente pour bâtir une authentification centralisée et unique (SSO ou Single Sign-On) ou encore un système de fédération d’identités ;
  • Connecteurs permettant de synchroniser les agendas, les contacts et les tâches d'OBM avec les clients lourds (Outlook, Thunderbird) et les PDA .

OBM offre une interface unifiée et intégrée pour l'ensemble des services. Il possède une architecture modulaire et évolutive.

Autres fonctionnalités
  • Editeur de profils "utilisateur", attribution des fonctionnalités par profils ;
  • Délégation d'administration fonctionnelle par secteur, service, agences... ;
  • Gestion de domaine windows (gestion d'annuaire LDAP/Samba) ;
  • Gestion automatique et évolutive de l’arborescence LDAP ;
  • Provisioning du LDAP à chaud, sans interruption de service ;
  • OBM-LDAP est ouvert et évolutif pour permettre l’ajout ou l’interfaçage de nouvelles briques (intranet, webmail, applications métier,...) afin de construire un système d’information libre complet.
Interopérabilité

Interopérable avec PDAs, Outlook, Thunderbird + Lighning.
Les connecteurs provenant de l'éditeur pour Thunderbird/Lighning sont en GPL, ceux pour Outlook ne sont pas opensource.
Il existe un connecteur free pour Outlook non testé : https://www.forge.funambol.org/download/
PDA recommandés à l'Inserm (attention certains connecteurs payants) :

  • NOKIA récents sous Symbian (SyncML) ex: E71 (SyncML natif);
  • iPhone avec connecteur ICAL+TODO+SYNC (AppleStore);
  • Windows mobiles v6.
    La version 2.3 d'OBM devrait intégrer ActiveSync et permettre plus de compatibilité.
    Il est recommandé de tester les PDA avant d'en équiper une flotte.
Contexte d'utilisation dans mon laboratoire/service

L'Inserm a fait le choix d'utiliser des prestations de l'éditeur qui est également l'intégrateur.
Ce choix a été motivé par la qualité de la réponse proposée, la possibilité d'agir sur la roadmap du produit et l'absence de coût de licence.
L'architecture à l'Inserm (pouvant supporter jusqu'à 100 000 utilisateurs) est calibrée pour 15 000 utilisateurs, elle regroupe les fonctionnalités collaboratives, les listes de diffusion et la messagerie centralisée de l'Inserm.
En octobre 2009, 13 000 utilisateurs sont recensés et 2 700 groupes fonctionnels créés.
D'autres applications ont été greffées afin de s'authentifier sur l'annuaire ainsi créé : messagerie instantanée, web conférence, web TV, etc.

L'architecture a été doublée afin d'avoir une plateforme de pré-production. Cette architecture secondaire est actuellement (09/2009) reconvertie pour un Plan de Reprise d'Activité (PRA).

Limitations, difficultés, fonctionnalités importantes non couvertes

S'appuyant sur des composantes libres leader (postfix, cyrus, openLdap,..), cette solution nécessite une certaine technicité pour sa mise en œuvre.

Environnement du logiciel
Plates-formes

Debian, Ubuntu, Redhat 5

Logiciels connexes

OBM s'utilise avec les clients de messagerie suivants :

  • Microsoft Outlook
  • Mozilla Thunderbird (GPL, MPL) : fiche Fiche Plume
  • Evolution (GPL) : fiche Fiche Plume
  • Apple Mail
Autres logiciels aux fonctionnalités équivalentes

Licences "opensource" :

Licences "opensource" limitées :

Logiciels propriétaires : MS Exchange, Oracle OCS, Novell Groupwise, IBM Lotus

Environnement de développement
Type de structure associée au développement

Éditeur professionnel : LINAGORA

Références d'utilisateurs institutionnels
  • Assemblée Nationale
  • Ministère des finances
  • Ministère de l'intérieur
  • Ministère de la culture
  • Ministère de la défense
  • INSERM
  • Établissement Français du Sang IDF
  • Armée de l'air
  • Grand Toulouse
  • Centre hospitalier de Pontoise
  • Conseil Général du Tarn et Garonne
  • Observatoire Européen de l'Audiovisuel
  • STIF
  • ACMS
  • Centres hospitaliers
Environnement utilisateur
Liste de diffusion ou de discussion, support et forums

Bugzilla: https://www.obm.org/bugzilla/
Liste de diffusion: http://www.obm.org/doku.php?id=tools:ml
Existence d'un club de "grands utilisateurs"

Documentation utilisateur

Voir site de l'éditeur https://www.obm.org/
aussi vidéo d'utilisation http://obmpro.aliasource.fr/spip.php?rubrique9
Documentation spécifique Inserm : http://documentation.obm.inserm.fr/index.php/Accueil

Contributions

Le club des utilisateurs institutionnels d'OBM (dont l'Inserm est l'un des deux initiateurs), en relation avec le mainteneur contribuent à définir la "roadmap" de ce logiciel.

Fiche dév Ens Sup - Recherche
  • Création ou MAJ importante : 28/04/10
  • Correction mineure : 12/05/12
  • Auteur de la fiche : Dominique Caron (Laboratoire de Physique Charles Coulomb Montpellier)
  • Responsable thématique : David Rousse (CNRS DSI)
Mots-clés

GINA : gestion de laboratoire

Ce logiciel a été développé (ou est en cours de développement) dans la communauté de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Son état peut être variable (cf champs ci-dessous) donc sans garantie de bon fonctionnement.
  • Site web
  • Système : UNIX-like
  • Version actuelle : 0.0.1
  • Licence(s) : GPL
  • Etat : en développement
  • Concepteur(s) : Project Manager : Dominique Caron - Développeurs : Dominique Caron
  • Contact concepteur(s) : dominique.caron@univ-montp2.fr
  • Laboratoire(s), service(s)... : L2C

 

Fonctionnalités générales du logiciel

GINA est un projet OpenSource initié et développé par l'Université de Montpellier II dans le cadre de la restructuration de son Système d'Information. GINA est une application Web principalement destinée à aider les chercheurs, enseignants-chercheurs, ita, iatos, doctorants etc... des laboratoires de recherche de type UMR (Unité Mixte de Recherche) dans les tâches de gestion administrative et à fiabiliser les bases de données référentielles (HAL, Harpège, Labintel...), mais GINA sert également à bien d'autres choses encore.

Gestion de l'Information Numérique Administrative ou encore Gina Is Not AIGLe ... Bien que GINA reprenne les principes, les fonctionnalités et la philosophie du logiciel AIGLe , c'est une refonte totale de celui-ci, AIGLe est un "brouillon" de GINA. Cf Fiche Plume.

L'équipe de GINA reste ouverte à toute proposition de participation au projet.

Contexte d’utilisation du logiciel

Le développement de GINA a commencé depuis plusieurs mois. Inscrivez vous sur le wiki de GINA (http://www.ipm.univ-montp2.fr/ginawiki), pour :

  • tout savoir sur GINA,
  • suivre l'avancement du projet,
  • faire des propositions de fonctionnalité,
  • ou mieux encore, participer au projet !
Fiche logiciel validé
  • Création ou MAJ importante : 11/04/10
  • Correction mineure : 17/02/12
Mots-clés

Indico : organisation de réunions, séminaires et conférences

Une fiche Dév Ens Sup est en relation avec cette fiche, consultez-la pour plus d'informations :
Description
Fonctionnalités générales

Indico permet de gérer des réunions, des séminaires et des conférences. La gestion de l'ordre du jour d'une réunion reste la fonctionnalité la plus commune et la plus aisée à prendre en main mais l'outil va au delà. Il permet d'attacher à chaque événement toutes sortes de fichiers multimédia (présentations, minutes, documents, logos...). La gestion des conférences est assez complète et très puissante, même si elle reste par endroits peu intuitive. Indico est en effet capable de gérer des sessions multiples, thématiques et/ou parallèles, l'inscription en ligne des participants, les propositions d'intervention (soumission, acceptation), la mise en place de l'ordre du jour jusqu'à l'élaboration d'un questionnaire de satisfaction en ligne.
Indico est bien adapté à la gestion d'un ensemble d'événements qu'il sera possible de structurer de manière pertinente par catégorie. Ainsi une catégorie d'événements pourra rassembler tous les événements relatifs à un même projet, groupe de travail, thématique etc. Tous les événements sont enregistrés dans une arborescence de catégories au sein de laquelle il est aisé de naviguer. Les personnes en charge de l'organisation d'événements pourront faire appel à une fonctionnalité de "clonage" assez pratique dans le cas de réunions organisées régulièrement sur le même schéma.

Concernant les droits, il existe des administrateurs, des managers de catégories et des créateurs d'événements.
Les administrateurs gèrent :
- toutes les catégories et événements
- les utilisateurs et leurs droits associés
- les opérations de maintenance.

Les managers de catégorie gèrent les droits d'accès aux sous-catégories et aux événements (toutes les branches en dessous de leur catégorie).

Les droits sont gérés à tous les niveaux de granularité : des catégories aux événements et à l'intérieur des événements (qui a le droit d'associer des fichiers, qui peut modifier une session d'un événement particulier, ...).

Il est important de garder à l'esprit que par défaut les objets Indico sont publics et qu'il est de la responsabilité des créateurs d'événements et managers de catégories de mettre en place les restrictions d'accès adéquates.

Après quelques années d'utilisation systématique par une communauté, on peut aussi considérer Indico comme un dépôt de documents (principalement transparents de présentation et minutes de réunions) attachés aux événements organisés par cette communauté. Attention, il n'existe pas de notion de "versionning" des documents, ce n'est pas un EDMS.

Autres fonctionnalités

Un système de gestion de réservation de salles peut être activé dans l'interface d'administration (non testé en production).

On peut aussi ajouter un moteur de recherche "full text" (non testé).

Interopérabilité

Les documents générés (book of abstracts etc) sont au format PDF. Les calendriers sont exportables en .ics, certaines listes en format Excel.

Contexte d'utilisation dans mon laboratoire/service

Installé depuis plusieurs années à l'IN2P3, en remplacement de CDS Agenda.

Limitations, difficultés, fonctionnalités importantes non couvertes

Pour l'installation :
L'installation d'Indico nécessite de nombreux prérequis et des connaissances en python. La version des bibliothèques et logiciels à installer avant de commencer l'installation d'Indico est très importante.

Pour l'utilisation :
Pour les conférences, il faut avoir conscience de certaines limitations :
* certains éléments de l'interface utilisateur resteront en anglais (a priori réglé dans la version 0.97)
* les participants devront se créer un compte avant de pouvoir s'inscrire à la conférence (optionnel, mais quasiment indispensable en pratique)
* la liste de participants n'est pas paramétrable et pas forcément adaptée
* Indico utilise un vocabulaire, parfois décalé avec les pratiques courantes, avec lequel il faudra se familiariser avant de se sentir à l'aise
* la documentation actuelle ne détaille pas toutes les fonctionnalités de l'outil.
La mise en place d'un programme de conférences sur plusieurs jours comprenant des sessions multiples, thématiques et/ou parallèles n'est pas un processus totalement intuitif. Dans l'état actuel des choses, il ne faut pas négliger le temps et les étapes nécessaires à la prise en main de l'outil.

Pour l'administration :
La base de données utilisée étant une base objet, il n'existe pas de requêteur indépendant d'Indico. Les interrogations ne sont donc faisables qu'à travers des scripts en Python qu'il faut écrire et qui nécessitent la connaissance des objets stockés (aspect très peu documenté d'Indico). L'autre conséquence est que la base peut atteindre des tailles aberrantes (plusieurs dizaines de giga-octets) si des opérations de maintenance ne sont pas entreprises régulièrement.

Il est donc recommandé de faire usage de scripts au niveau système (dont certains sont fournis en exemple) pour, par exemple, réaliser les sauvegardes de la bases de données.

Il est fortement conseillé d'utiliser les versions disponibles dans le dépôt CVS (elles sont en général en production au CERN).
Pour accéder à la version 0.97 désormais gérée avec GIT, utiliser ce lien.
Malheureusement, la documentation utilisateur et administrateur n'est pas au niveau. Par contre, la réactivité des développeurs sur les listes de discussions est excellente.

Environnement du logiciel
Distributions dans lesquelles ce logiciel est intégré

aucune

Plates-formes

A priori, toute plateforme Web (Linux, Mac, Windows). Cependant, toutes les instances actuelles en production connues de l'équipe de développement sont sous Linux.
Nécessite l’installation d’un serveur web Apache, de python et d’une base de données zodb.

Logiciels connexes

Prérequis obligatoires :

  1. Python 2.4.4 (au moins) http://python.org
  2. Apache HTTP Server 2.0 (au moins) http://httpd.apache.org/download.cgi
  3. ZODB 3.4 http://zope.org/Products/ZODB3.4
  4. Reportlab 2.0 http://www.reportlab.org/downloads.html
  5. mod_python 3.3.1 (au moins) http://httpd.apache.org/modules/pythondownload.cgi
  6. libxml and libxslt http://xmlsoft.org/python.html
  7. Python Imaging Library http://www.pythonware.net/storage/Imaging-1.1.4.ta...
  8. Pytz - Python Timezone Library http://sourceforge.net/projects/pytz
  9. Python simplejson http://pypi.python.org/pypi/simplejson
Autres logiciels aux fonctionnalités équivalentes

Pour mémoire, CDS Agenda (dont Indico est le successeur)
OCS est un logiciel équivalent qui a été utilisé à l'Ecole Centrale de Marseille pour organiser l'événement SFGP2009 : http://www.sfgp2009.com/

Environnement de développement
Type de structure associée au développement

CERN

Eléments de pérennité

En production dans de nombreux instituts : au CERN, à FERMILAB, à l'IN2P3, ...

Références d'utilisateurs institutionnels

CERN, FERMILAB, IN2P3, ...

Environnement utilisateur
Liste de diffusion ou de discussion, support et forums
  • project-indico-announce [at] cern [dot] ch, pour annoncer les nouvelles versions
  • project-indico-usergroup [at] cern [dot] ch, pour les discussions entre utilisateurs et administrateurs
  • project-indico-administrators [at] cern [dot] ch (il faut se créer un compte au CERN), pour discussion entre administrateurs des serveurs indico
  • indico-support [at] cern [dot] ch, pour poser des questions.
    Ces listes sont en anglais (n.b. l'équipe de développement est largement francophone).
Documentation utilisateur

En ligne : http://indico.cern.ch/help.py et dans les fichiers d'installation.

Divers (astuces, actualités, sécurité)

Un clic sur le logo en haut à gauche (présent dans toutes les pages) ramène à la page d'accueil.
Un clic sur le nom d'utilisateur en haut à droite permet d'éditer son profil.

La version 0.97 est en pratique déjà disponible (et en production au CERN), même si elle n'est pas au stade "releasée". Elle est consultable à l'url : http://indico.cern.ch. Les modifications sont décrites quant à elles à l'url : http://cerncourier.com/cws/article/cnl/40385. Les principales sont :
- nouvelle interface graphique plus conviviale et simple d'utilisation
- internalisation de l'application (le français est disponible)
- modification des pages en ligne (façon wiki)
- possibilité de complètement définir la charte graphique pour les conférences (utilisation de css)
- ...
(il est encore possible revenir à la version 0.96 en utilisant http://indicoprev.cern.ch )

Contributions

Logiciel en python, le code est fourni, donc possibilité de contributions.
Les contributions sont fortement encouragées, le processus est décrit en détails ici.

Une fonctionnalité très souvent demandée que le CERN ne développera pas lui-même est la connexion à un référentiel d'utilisateurs externe (LDAP ou autre). D'une manière plus générale, une gestion d'utilisateurs plus développée serait une contribution très utile.

Fiche logiciel à valider
  • Création ou MAJ importante : 16/01/09
  • Correction mineure : 16/10/10
  • Rédacteur de la fiche : Jean-Louis Mas - MSH-ALPES (CNRS, Université Pierre Mendes France (Grenoble II))
  • Contributions importantes : Marc Chanove (MSH-ALPES)
    François Bouhet (MSH-ALPES)
  • Responsable thématique : Christian Helft (LAL)

Zimbra : plateforme de travail collaboratif (annuaire, messagerie, agenda...)

Ce logiciel est en cours d'évaluation par la communauté PLUME. Si vous utilisez ce logiciel en production dans notre communauté, merci de déposer un commentaire.
Description
Fonctionnalités générales

Zimbra, est une solution open-source de messagerie et de travail coopératif. Elle est intégrée, facilement administrable, basée sur des standards, inter-opérable, évolutive et largement internationalisée.

Zimbra propose les fonctionnalités suivantes :
Courrier électronique, agendas partagés, gestion de réunions et de ressources, messagerie instantanée, gestion des tâches, porte-documents, wiki, anti-pourriel et anti-virus, synchronisation avec les appareils mobiles (version payante : Network Professional Edition)

Zimbra est développé à partir de logiciels libres :

  • Apache Tomcat : serveur d'applications Web
  • Postfix, Amavisd-new, ClamAV, SpamAssassin, : gestion de la messagerie
  • OpenLDAP : authentification des ressources de Zimbra
  • MySQL : gestion des métadonnées
  • Lucene : outil d'indexation et moteur de recherche des courriels
  • James/Sieve : filtres de courriels
Autres fonctionnalités

Pour l'administrateur, l'installation, la configuration et les mises à jour sont simples et bien documentées. Zimbra est très rapidement opérationnel. L'administration est possible soit en ligne de commande, soit via une interface web d'administration utilisant ajax, qui est complète, facile d'utilisation et modulaire. On peut également ajouter des extensions d'administration et des zimlets.

Au travers de ces extensions, il est possible d'administrer des attributs supplémentaires de schémas LDAP et ainsi de centraliser sous une même interface web l'administration de logiciels complémentaires à Zimbra comme Samba.

Les zimlets intègrent du contenu (RSS, Yahoo Maps...) et des applications tierces (Asterisk) dans l'interface web des utilisateurs.

Les zimlets et les extensions sont disponibles sur le site de l'éditeur, il est également possible de développer ses propres zimlets et extensions avec les API fournies.

Interopérabilité

Zimbra offre aux utilisateurs une authentification unique et un accès complet à toutes les fonctionnalités (courrier électronique, agendas, contacts, flux RSS) au travers d'une interface web basée sur ajax ou de clients lourds de messagerie, et cela, indépendamment de la localisation et du système d'exploitation.
La synchronisation avec les appareils mobiles est possible pour peu qu'ils puissent s'interfacer avec Outlook ou iSync, indépendamment de Zimbra.
L'architecture modulaire de Zimbra permet soit de l'intégrer dans un système d'information existant utilisant un annuaire LDAP externe ou active directory, soit d'utiliser l'annuaire intégré. De même les différentes briques (MTA, MDA, annuaire et éventuellement Samba) peuvent être hébergées sur des serveurs distincts et restent toujours administrables par Zimbra.

Contexte d'utilisation dans mon laboratoire/service

Notre ancienne architecture, fastidieuse à administrer, comportait d'une part un annuaire LDAP couplé à Samba et d'autre part un serveur Exchange 5.5.
Nous avons choisi Zimbra car :

  • il nous permettait une administration simplifiée,
  • il était facilement intégrable dans notre système d'information,
  • il offrait des fonctionnalités au moins équivalentes à celles offertes par Exchange,
  • il ne changeait pas les habitudes des utilisateurs.

Nous avons déployé à la MSH-ALPES la Network Professionnal Edition (payante) pour gérer une centaine d'utilisateurs. Nous avons migré assez facilement nos utilisateurs, ajouté les schémas (supann, radius, posixaccount, samba) et les données de notre précédent annuaire puis ajouté l'extension d'administration samba.

Nous utilisons Zimbra également pour la gestion de réunions et les réservations de salles. Il est l'outil idéal pour nos utilisateurs nomades puisque leurs messageries, calendriers et contacts restent en permanence synchronisés où qu'ils se trouvent.

Limitations, difficultés, fonctionnalités importantes non couvertes

Pérennité de la solution en raison du conflit d'intérêts entre Exchange et Zimbra, à cause de son rachat par Yahoo et l'intérêt croissant de Microsoft pour Yahoo.

A chaque mise à jour, il est nécessaire de reprendre les fichiers de configuration d'openLDAP afin d'ajouter les schémas (supann, radius, posixaccount, samba), et les index. De même la personnalisation de l'interface (Rebranding : disponible dans les versions payantes) est à reconfigurer. Ces opérations sont rapides mais alourdissent l'administration.

Environnement du logiciel
Plates-formes

x86 et x86_64, Linux, MacOS X

Logiciels connexes

Les clients de messagerie facilement utilisables avec Zimbra :

Clients calendrier :

  • Mozilla Sunbird,
  • Apple iCal

Client Carnet d'adresses

  • Apple Address Book
Autres logiciels aux fonctionnalités équivalentes

eGroupware, open-Xchange, Horde et extensions ( fiche PLUME http://www.projet-plume.org/fr/fiche/horde ), Exchange, Lotus Domino, OBM, ...

Environnement de développement
Environnement utilisateur
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