Webcalendar offre un agenda intégré susceptible sur la même plate-forme (WEB) de satisfaire trois usages distincts courants :

• Un agenda public.
  L'accès est public. Il peut recenser les évènements d'un Labo/Projet.
• Un agenda individuel.
  L'accès est soumis à authentification. L'utilisateur peut intégrer l'agenda public dans le sien. Un utilisateur peut déléguer la gestion de son agenda à un "assistant" (du type Directeur/Secrétaire).

• Un agenda partagé pour un groupe de travail.
  L'accès est soumis à authentification. Un utilisateur peut "croiser" les agendas individuels de deux ou plusieurs utilisateurs (du même groupe).

Ces fonctionnalités ne sont pas exclusives.
On peut définir le niveau d'autorisation d'accès (public, confidentiel, privé) pour chaque évènement.

A l'agenda est associé un gestionnaire de tâches.
On peut aussi utiliser Webcalendar pour gérer des plannings de réservation.
Il est possible d'afficher, en parallèle, les évènements (ou réservations) de plusieurs agendas/plannings.

Quelle que soit la catégorie d'agenda utilisée, celle-ci permet quatre sortes de "vues" : journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Le formatage des "vues" est personalisable par l'utilisateur lui-même.

Webcalendar propose une interface Web facilement adaptable, qui n'est pas "lourde", et qui va à l'essentiel.

• Catégorisation
• Recherche thématique, évènementielle
• Choix par l'utilisateur de la langue (30 langues différentes)
• Personnalisation par l'utilisateur de son interface/préférences : graphiques, format, ...
• Gestion sophistiquée des évènements répétitifs
• Notification des évènements
• Modérateur d'évènement, gestion des conflits
• Support de RSS

Import / Export de l'agenda sous les principaux formats :

• iCalendar (.ICS)
• vCalendar (.VCS)
• Pilot-datebook CSV (Palm Pilot) (.CSV)
• Install-datebook (Palm Pilot) (.TXT)

Webcalendar est interopérable par simple import/export avec les logiciels suivants :

• Lightning/Thunderbird 1.5.x et 2.0.x (testé) : Fiche
• Sunbird (testé)
• Evolution (testé): Fiche
• Apple iCal (testé)
• MS OutLook (testé)

Webcalendar est compatible avec les bases de données suivantes : MySQL, PostgreSQL, Oracle, DB2, Interbase, MS SQL Server.

L'authentification de l'utilisateur peut se faire avec : Web-Based, LDAP, NIS

On peut mentionner aussi la version "Appliance Virtuel" de Webcalendar, compatible avec VMWARE Player.

Bien que d'un intérêt actuellement plus limité, ceci cadre bien dans les évolutions actuelles.

Webcalendar est utilisé au Cired depuis fin 2007 comme :

• Agenda public : les évènements du laboratoire (soutenance, séminaire, réunion, AG, etc .....)
• Agenda personnel (plusieurs membres l'utilisent déjà)
• Agenda de groupe de travail (quelques groupes de travail)

La prise en main de Webcalendar en basique par les utilisateurs semble assez intuitive (pas de formation particulière).
L'administrateur de la plate-forme garde la main sur la création des comptes, la gestion/paramétrage des groupes (tâches assez basiques pour un informaticien), et la gestion de l'espace public (au mieux quelques annonces par semaine).

L'utilisateur ne s'occupe vraiment que de son agenda.

Webcalendar est utilisé au LCMCP (UMR7574) depuis 2005 et en V.1.20 depuis début 2009 pour gérer des agendas personnels et tous les plannings d'emprunt ou de réservation des appareils expérimentaux.

La gestion de la synchronisation est limitée à des Imports/Exports manuels à partir de ou vers l'agenda.
Les résultats des recherches sont certes exhaustifs, mais se limitent à l'affichage textuel.
Il y a un outil de "gestion des tâches" simple, mais qui n'a pas prétention à remplacer un outil de gestion de projet (type Gantt, PERT) .
Il faut prendre garde de bien choisir le fuseau horaire, qui est à définir pour chaque agenda, au début du paramétrage.