Webinaire : description et outils

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  • Création ou MAJ importante : 30/09/10
  • Correction mineure : 30/09/10
Mots-clés

Webinaire : description et outils

  • Type de ressource : article
  • Date de publication du document ou de l'événement : Sept 2010
  • Auteur(s) ou responsable(s) :

    Hassan Hassan (CNRS/UREC)

Description

La diffusion de séminaires ou de conférences en direct sur le web s’est largement répandue ces dernières années. En effet, la diffusion sur le web permet d’atteindre une audience plus large. De plus, l’enregistrement de ces évènements comme documents audiovisuels permet de les visionner en mode différé.

Toutefois, la diffusion en directe ou en différé sur le web a dépassé récemment le cadre des séminaires ou des conférences classiques. Aujourd'hui beaucoup de séminaires ont lieu uniquement sur le web, donnant naissance à un autre type d'évènements : les webinaires (en anglais webinars).

Un webinaire est donc un séminaire diffusé uniquement sur le web. L’organisation d’un webinaire demande beaucoup moins de ressources qu’un séminaire classique, ce qui explique le succès des webinaires pour diffuser de l'information dans tous les domaines : scientifique, commercial...

Organisation d'un webinaire

La diffusion sur le web uniquement offre plusieurs possibilités pour l'organisation d'un webinaire.

  • Les intervenants sont réunis dans un studio de diffusion, équipé de façon professionnelle.
    Ce type de webinaire s'apparente plus à des programmes télévisés diffusés en direct.  Même si ce type de webinaire reste plus facile à organiser qu’un séminaire classique, il présente un inconvénient. Il faut disposer d’un studio pour accueillir les intervenants et la participation d’un intervenant l’oblige à se déplacer au studio.
  • Les intervenants sont réunis dans une salle virtuelle.
    Beaucoup de logiciels (voire plus loin) offre la possibilité de réserver une salle virtuelle pour organiser un webinaire. Les intervenants, comme l’audience, peuvent se connecter à cette salle via le web. Ce type de webinaire offre un avantage indéniable : les intervenants peuvent participer depuis n’importe quel endroit. Il suffit que l’intervenant dispose d’une connexion Internet de bonne qualité, et bien sûr d'un système de captation d'image et de son correct (surtout le son, très souvent les webinaires n'ont pas de canal video en dehors de la retransmission des diapos). L’organisation d’un webinaire est ainsi largement facilité.

Une troisième possibilité consiste à combiner les deux modes précédents en studio et à distance, même si elle très peu utilisée en pratique.

Déroulement d'un webinaire

Avant de parler des outils qui permettent d'organiser un webinaire, nous allons passer en revue le mode de fonctionnement d'un webinaire. Ceci afin de mieux en comprendre les avantages.

Un webinaire comporte deux parties :

  • Présentations des intervenants.
  • Questions de l'audience.

Les questions de l'audience sont adressées en mode texte via le web. L'organisateur du webinaire se charge de la sélection des questions. Les questions sont posées à la fin de chaque présentation. 

L'interaction avec l'audience via le web offre une autre possibilité : questionner l'audience pendant la présentation. Ainsi, au cours d'une présentation, un intervenant peut inclure un sondage et solliciter l'audience pour avoir son avis en direct. Une évaluation de la pertinence du webinaire peut être également proposée à la fin de la session.

A la fin de la session, une analyse statistique des connexions au cours du webinaire permet de mieux connaître la réaction de l'audience aux sujets présentés. La durée moyenne des connexions,  la fluctuation du nombre de connexions, etc. sont des données importantes qui peuvent être croisées avec les présentations et les sujets abordés. Ce point est l’une des clefs qui explique le succès des webinaires dans les présentations commerciales. En effet, les industriels disposent avec les webinaires d'un outil redoutable pour analyser la façon dont leurs clients potentiels réagissent à leurs produits.

Les webinaires pour la communication scientifique

L'utilisation des webinaires commence à avoir du succès dans la communauté scientifique également. L'organisation des conférences et des workshops nécessite souvent des ressources importantes, et demande plusieurs mois de préparation. Tandis qu'avec les webinaires, un évènement peut être planifié en peu de temps. Dans une communauté où les avancés sont  importantes et rapides, les webinaires deviennent un outil de communication très efficace. Les scientifiques utilisent les webinaires pour organiser des sessions de travail ouvertes à une audience internationale.

Les outils pour organiser des webinaires

Il y a beaucoup d'outils pour organiser des webinaires. Si quelques outils existent depuis très longtemps pour organiser des sessions de travail privées, par exemple Webex et DimDim, d'autres ont été conçus pour les cours à distance, par exemple Moodle, tandis que d'autres ont été pensés pour faire de la visio sur le web comme EVO. Il est évident que n'importe quel outil qui permet de diffuser des présentations en temps réel sur le web avec un flux audio, et accessoirement vidéo, peut être utilisé pour organiser un webinaire. Toutefois, la grande différence entre ces outils réside dans le traitement des informations récoltées au cours d'un webinaire. Les industriels qui cherchent à sonder leurs clients sont plus sensibles aux outils de traitement statistique de l'information qui accompagnent les webinaires, car le but d'un webinaire est de mieux connaître les clients. Par contre, pour les scientifiques, l'accessibilité des outils et leur coût restent des facteurs déterminant pour le choix d'un outil. Voici quelques produits libres et propriétaires qui permettent d'organiser des webinaires. Cette liste n'est pas exhaustive.

  • Webex. Un outil propriétaire, leader mondial dans le webconferencing, récemment acquis par Cisco. Cet outil reste de loin le plus performant dans la diffusion sur le web et le traitement statistique des informations de connexions. Il existe des licences dégressives pour l'enseignement supérieur et la recherche, toutefois Webex reste un outil très onéreux. Il s'agit d'un service, Webex ne peut pas être hébergé au niveau client. http://www.webex.com.
  • DimDim. Disponible en version open source limitée à vingt participants, DimDim offre la possibilité d'organiser des webinaires professionnels jusqu'à mille participants dans sa version pro. Ses tarifs sont plus intéressants que ceux de Webex, toutefois les outils de traitement statistique de données ne sont pas aussi aboutis. Les outils de conduite de réunion par contre dépassent parfois ceux de Webex.http://www.dimdim.com et la fiche PLUME
  • Moodle. Cet outil a été conçu pour les cours à distance. Des webinaires peuvent être organisés avec Moodle via un plugin supplémentaire. Moodle est proposé en Open Source. Deux modes existent pour l’archivage des webinaires avec Moodle. Soit sur un serveur dédié proposé par Moodle orné de publicités commerciales, soit par l’installation d’un serveur Moodle personnel.
    Cette dernière solution, même si elle est intéressante pour la confidentialité des données, nécessite un investissement humain important. Une solution Webex ou DimDim payante reste beaucoup plus accessible en pratique. http ://www.moodle.com et la fiche PLUME
  • EVO. À la différence des outils précédemment cités, EVO ne propose pas d'interface web spécifique pour les webinaires. EVO est un outil pour la visioconférence à travers un client lourd installé automatiquement sur un poste de travail Linux, Windows ou MacOS X. EVO a été adapté pour la diffusion des présentations et peut servir pour l'organisation des webinaires. Toutefois, les outils de traitement statistique d'information qui accompagnent EVO sont très limités. EVO est soutenu par RENATER et largement utilisé pour les visioconférences dans la communauté recherche et enseignement supérieur. Comme Webex, c'est un service, il n'est pas hébergeable chez soi. http://evo.caltech.edu et la fiche PLUME
  • Encours.org : Proposé par un chercheur français, encours.org est un outil qui permet de travailler autour d’une présentation à distance. L’ambition d’encours.org est de proposer l’outil le plus simple possible pour permettre à un intervenant de faire une présentation devant une audience virtuelle à travers le web. Encours.org est un produit libre, simple, qui peut servir pour organiser des webinaires, mais sans post-traitement statistique des informations de connexions. A essayer et à enrichir.  http://www.encours.org/

Conclusion

Les webinaires fournissent un outil de communication moderne, très efficace, particulièrement utile dans le contexte de l'enseignement supérieur et la recherche. Les besoins des utilisateurs peuvent être très différents en fonction de l'objectif de la communication et l'audience visée. Quel que soit l'outil choisi pour organiser des webinaires, il faut privilégier la facilité d'utilisation. Le but reste de disposer d'un outil flexible, facile à utiliser pour une meilleure communication.

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